Η ύπαρξη κυκλώματος από 5 υπαλλήλους της Υπηρεσίας Δόμησης του Δήμου Ρόδου συγκλόνισε όχι μόνο την κοινή γνώμη, αλλά και τους εναπομείναντες υπαλλήλους της υπηρεσίας μας, οι οποίοι καλούνται να διαχειριστούν πρωτόγνωρες καταστάσεις. Ως διοικητικός υπάλληλος αυτής της υπηρεσίας, ως επικεφαλής της Εργατικής Πρωτοπορίας Δήμου Ρόδου και ως προπτυχιακός (3ετής) φοιτητής στη Δημόσια Διοίκηση (ΕΑΠ), σας καταθέτω τις κάτωθι προτάσεις για την ανασυγκρότηση και την εύρυθμη λειτουργίας της Υπηρεσίας Δόμησης του Δήμου Ρόδου, ώστε στο μέλλον να μην εμφανιστούν φαινόμενα διαφθοράς ή «εγκληματικής οργάνωσης».
Συγκεκριμένα:
1. αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης,
- απογραφή όλων των φακέλων οικοδομικών αδειών, φακέλων υποθέσεων και εγγράφων, οι οποίοι βρίσκονται σε εγκαταστάσεις της υπηρεσίας.
- επιστροφή και καταγραφή όλων των φακέλων οικ. αδειών της υπηρεσίας, οι οποίοι βρίσκονται παράτυπα ή παρανόμως στην κατοχή ιδιωτών μηχανικών ή πολιτών.
- καταγραφή όλων των εκκρεμών υποθέσεων των υπόδικων υπαλλήλων, καθώς και των εναπομεινάντων υπαλλήλων, ώστε να προσδιοριστεί η απαραίτητη/επιτακτική στελέχωση για την ομαλή διεκπεραίωσή τους εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.
- ενοποίηση όλων των επιμέρους αρχείων (φακέλων, εγγράφων) σε ένα ενιαίο και φυλασσόμενο χώρο με ελεγχόμενη πρόσβαση από συγκεκριμένους υπαλλήλους (τουλάχιστον δύο) για τη διαχείριση και την εποπτεία του αρχείου.
2. επανέλεγχος νομιμότητας πράξεων,
- αποστολή κλιμακίου του Σώματος Επιθεωρητών Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης για επανέλεγχο νομιμότητας όλων των υποθέσεων των υπόδικων υπαλλήλων του κυκλώματος ανά έτος.
- παραπομπή ύποπτων υποθέσεων στις εισαγγελικές αρχές για περαιτέρω ενέργειές τους.
3. ανασυγκρότηση διαδικασιών λειτουργίας,
- ορισμός ξεκάθαρων διαδικασιών (βήματα/αλγόριθμος) για έγκριση, επεξεργασία και έκδοση κάθε διοικητικής πράξης, ώστε ο κάθε υπάλληλος να γνωρίζει επακριβώς τα όρια και τα καθήκοντά του τηρώντας τα εκάστοτε βήματα (αλγόριθμος) της διαδικασίας.
- καθορισμός σύντομων και αυστηρών προθεσμιών για τις διαδικασίες, δηλ. χρονοδιάγραμμα. Όσο λιγότερο μένει ένας φάκελος “κολλημένος” σε ένα μόνο γραφείο, τόσο λιγότερες οι πιθανότητες για άτυπες πιέσεις.
- ψηφιοποίηση μεγάλου μέρους των διαδικασιών (κατάθεση αιτήσεων και συνημμένων αυτών δηλ., τα ακριβή δικαιολογητικά που απαιτούνται π.χ. έγγραφα, φωτογραφίες, και λοιπά σχετικά στοιχεία, έκδοση διοικητικών πράξεων, παρακολούθηση προόδου αιτήσεων, παραλαβή διοικητικών πράξεων, κ.ά.). Όσο λιγότερη άμεση επαφή υπάρχει μεταξύ υπαλλήλου και πολίτη, τόσο μειώνονται οι πιθανότητες συναλλαγών “κάτω από το τραπέζι”.
- δημιουργία δημόσιας προσβάσιμης πλατφόρμας (παράλληλα με τις υπάρχουσες: e-poleodomia, e-adeies) στην ιστοσελίδα του Δήμου Ρόδου, όπου όλοι (πολίτες, επιχειρήσεις, μηχανικοί) μπορούν να παρακολουθούν την πορεία των αιτήσεών τους σε πραγματικό χρόνο, να βλέπουν τις εκκρεμότητες και τις ενέργειες της υπηρεσίας, τις εκκρεμότητες άλλων συναρμόδιων υπηρεσιών, την έκδοση και παραλαβή των διοικητικών πράξεων της υπηρεσίας.
- ισοκατανομή χρεώσεων σε υπαλλήλους της υπηρεσίας με κύριο κριτήριο την διαθεσιμότητα και τον φόρτο εργασίας τους κι όχι με χαρακτηριστικά ή επιθυμίες των αιτούντων.
- διακριτή κατανομή καθηκόντων (rotation) ώστε να αποφεύγεται ο “αέναος” έλεγχος συγκεκριμένων υποθέσεων από έναν και μόνο υπάλληλο. Η κατανομή μπορεί να γίνει τόσο με εναλλαγή ανάθεσης κάθε 6 μήνες σε υπαλλήλους με διαφορετική χωρική αρμοδιότητα χρέωσης υποθέσεων (π.χ. κάποιος αναλαμβάνει μόνο εντός δημοτική ενότητα Ρόδου και μετά από 6 μήνες αλλάζει σε υποθέσεις άλλης δημοτικής ενότητας), όσο και με διαμοιρασμό της υπόθεσης σε 2 ή περισσότερους υπαλλήλους έχοντας διαφορετικούς ρόλους (π.χ. παραλαβή αίτηση, έλεγχος πληρότητας, έκδοση διοικητικής πράξης). Έτσι, κανείς δεν έχει ολοκληρωτικά στα χέρια του την έκβαση μιας υπόθεσης, μειώνοντας τις πιθανότητες κατάχρησης εξουσίας ή αθέμιτων “συναλλαγών”.
- αποφυγή επιτόπιου ελέγχου από έναν μόνο μηχανικό. Η παρουσία δύο ή περισσότερων ατόμων στη διαδικασία αυτοψίας μειώνει τις πιθανότητες “συμφωνιών” ή παραβλέψεων κατά την καταγραφή παραβάσεων. Εάν είναι δυνατόν, ορισμένοι έλεγχοι να γίνονται αιφνιδιαστικά, ώστε να περιορίζονται οι πιθανότητες “σκηνοθετημένων” καταστάσεων.
- υποχρεωτική χρήση φορητών καμερών ή tablets ή drones με δυνατότητα βιντεοσκόπησης στις αυτοψίες (σεβόμενοι πάντα την προστασία προσωπικών δεδομένων), ώστε να καταγράφεται αντικειμενικά η κατάσταση και οι διαπιστώσεις επί τόπου και να φυλάσσεται κεντρικά για να είναι διαθέσιμο σε περίπτωση αμφισβήτησης ή ελέγχου.
- θέσπιση διαδικασίας, στην οποία ο υπάλληλος δεν θα συζητά απευθείας με τον αιτούντα/μηχανικό και τυχόν ενστάσεις και επικοινωνίες μεταξύ τους θα γίνονται εγγράφως μέσω της υπηρεσίας ή της ηλεκτρονικής πλατφόρμας, ώστε η απευθείας επαφή να περιορίζεται όσο το δυνατόν σε ό,τι απαιτείται για την αυτοψία.
- σύσταση νομικού γραφείου εντός της υπηρεσίας για άμεση παροχή νομικών συμβουλών στην διαχείριση αιτημάτων των πολιτών/μηχανικών εκ μέρους της υπηρεσίας, ώστε να αποφεύγονται οι παρερμηνείες των νομοθετικών διατάξεων και της χρηστής διοίκησης.
4. εκπαίδευση και υποστήριξη υπαλλήλων,
- διοργάνωση σεμιναρίων ή εκπαιδεύσεων για τους υπαλλήλους, σχετικά με ζητήματα ηθικής και δεοντολογίας στον δημόσιο τομέα.
- προστασία όσων δημοσίων υπαλλήλων καταγγέλλουν φαινόμενα διαφθοράς σε συναδέλφους ή ανωτέρους, ώστε να αποφύγουν τυχόν αντίποινα.
- ενημέρωση για τις νομικές συνέπειες και ποινές σε περιπτώσεις διαφθοράς, με πραγματικά παραδείγματα.
- ουσιαστική υποστήριξη του προσωπικού (νομική, τεχνική, ψυχολογική) τόσο όταν χειρίζεται περιστατικά πιθανής διαφθοράς, όσο και όταν διαπιστώνει νομικά κενά σε αιτήματα πολιτών ή απειλές εις βάρος τους κατά την εκτέλεση των υπηρεσιακών τους καθηκόντων.
5. στελέχωση και υποδομές,
- μόνιμη πρόσληψη προσωπικού για την στελέχωση της ΥΔΟΜ Ρόδου όλων των απαραίτητων ειδικοτήτων. Ο αναγκαίος αριθμός αυτών θα προκύψει από τις συνολικές εκκρεμείς υποθέσεις των τμημάτων, από την αντικατάσταση των υπόδικων για τις υποθέσεις τους, από τις νέες εισερχόμενες υποθέσεις των τμημάτων και τα υπάρχοντα κενά προσωπικού της υπηρεσίας.
- παραχώρηση υπηρεσιακών μέσων (οχήματα, δίκυκλο, drone, αποστασιόμετρα laser, κάμερες, κ.α.) για τις ανάγκες της υπηρεσίας σε ελέγχους, τεκμηρίωση υποθέσεων και επιδόσεις εγγράφων.
- τοποθέτηση επαρκών μηχανημάτων ψηφιοποίησης εγγράφων (φωτοτυπικά, scanner, plotter), σύγχρονων Η/Υ, κ.α.
6. εποπτεία και έλεγχος,
- δυνατότητα ανώνυμης ή εμπιστευτικής καταγγελίας, υπό εγγυήσεις προστασίας, στην υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου του Δήμου Ρόδου για να προσφεύγουν πολίτες, μηχανικοί ή/και υπάλληλοι, ώστε να καταγγέλλουν παράνομες ή παράτυπες πρακτικές και αδικαιολόγητες καθυστερήσεις υποθέσεων χωρίς να έχουν δυσμενείς συνέπειες.
- συχνή και ενδελεχής επιθεώρηση από επιτροπές του αρμόδιου Υπουργείου (π.χ. Υπουργείο Περιβάλλοντος και Ενέργειας για πολεοδομικά ζητήματα).
- το Σώμα Επιθεωρητών-Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης (ΣΕΕΔΔ) ή άλλο αντίστοιχο όργανο να έχει σαφή αρμοδιότητα τακτικού και έκτακτου ελέγχου με δοκιμαστικές αιτήσεις και προσομοίωση καταστάσεων για τον έλεγχο της συμπεριφοράς των υπαλλήλων σε υπηρεσιακές υποθέσεις.
Με βάση τις παραπάνω προτάσεις μας κι εφόσον υπάρξει άμεση ανταπόκριση από όλους τους εμπλεκόμενους φορείς για την υλοποίησή τους εκτιμούμε πώς η αποκατάσταση για την εύρυθμη λειτουργία της Υπηρεσίας Δόμησης Ρόδου θα πραγματοποιηθεί μέσα σε λιγότερο από 2 μήνες, ώστε να ανοίξει για το κοινό παρέχοντας ποιοτικές υπηρεσίες με διαφάνεια και ταχύτητα.
Εργατική Πρωτοπορία Δήμου Ρόδου
